5秒で仕事がスムーズに!今日からオフィスで使える「即効7フレーズ」

プレイングマネジャーのビジネス・コミュニケーションで大切なのは、たった5秒の日常会話。

自著『プレイングマネジャーの教科書 結果を出すためのビジネス・コミュニケーション58の具体策』では、その具体例を紹介しています。

コミュニケーションは十人十色。これらの例がそのまま使えない場合もありますが、その目的を理解していただければ、どうにもアレンジ可能。オリジナルの即効フレーズでチームのコミュニケーションを活性化させてください。

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01.
「おはよう!」
あいさつは上司から

「おはようございます」が聞こえてこないチームに、コミュニケーションが機能しているチームはありません。

これはビジネスマナーの問題ではありません。「おはようございます」すらお互い言えないチームに、仕事の結果を出すための活発なコミュニケーションが望めるでしょうか。

プレイングマネジャーがすべきこと、それはあなたのほうから「おはよう!」とあいさつをして、オフィス内の雰囲気を活性化させ、「必要なことを必要な時に必要なだけ」話し合える環境をつくることです。

02.
「最近どう?」
いつでも話しに来てのメッセージ

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部下たちにとってあなたは「上司」です。そもそも部下にとって上司に話かけるのは勇気を伴うもの。ましてや「上司」が忙しそうで話しかけづらいと、部下のトラブルを聞き逃してしまいます。

上司としての責任を果たすためにも、まずは自分から部下に話しかける工夫が必要です。何気ない一瞬を逃さず、「最近どう?」と投げかけることを心がけていると、「いつも気にかけている」「いつでも話しに来ていい」という空気を作ることができます。
「話かける」とは「心がける」行為だと心得てください。

03.
「15時からなら5分とれるよ」
忙しくても聞く意志を見せる

部下が上司を呼び止めて何かを話すというのは、必要に迫られてのことです。それなのに「手が離せない」の一言でコミュニケーションを断ち切ってしまっては、部下は立ち往生してしまいます。

そこで、「今はダメだけど」といったん断り、「15時から5分ならOK」と具体的な代替案を提示するのです。そうすれば部下は「上司は自分の話を聞いてくれる」と安心できます。
信頼関係を損なわないと同時に、互いの時間を効率よく使う工夫も込められた言い回しです。

04.
「良い話?悪い話?」
部下をプレッシャーから解放

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部下がためらいがちに言い淀めば、たいていが悪い話です。声をかけられた時点で予想はついているのですが、あえて「良い話?悪い話?」と尋ねます。

部下はおそらく悪い報告をしなければならないために、プレッシャーを感じている状態です。追い詰められている部下には、いつもの口調でカラッと聞いてしまいましょう。すると、部下は「悪い話をしてもいいんだな」と多少はプレッシャーから解放されます。

上司にとって大切なのは、良い話よりも悪い話がタイムリーに入ってくること。最悪の事態を回避するために、悪い話ほどリアルタイムで伝わってくるよう全力を尽くす必要があります。

05.
「ちょっと5分だけ集合!」
情報は抱え込まずに「垂れ流し」

プレイングマネジャーが心がけるべきは、「部下にまかせる仕事を増やす」ことです。そこで使えるのが、「情報は垂れ流す」という習慣。

たとえば、幹部会議で議論された内容。
会議が終わって席に戻るやいなや、「ちょっと5分だけ集合」と声をかけてください。チーム全員がそろっていなくても、「いない人には伝えておいて」で十分機能します。そこで会議の内容を伝え、新たな業務発生の可能性を伝えておけば、部下は心構えが出来ると同時に仕事に対する当事者意識が高まり、結果的に任せる仕事を増やせることにつながります。

また、情報が重要であるほど、早く伝えてくれた上司に部下は信頼感を抱くもの。情報を抱え込んで整理するより、出せる情報はタイムリーに垂れ流してしまった方が、結果的に部下を育て、信頼関係を築くことにつながります。

06.
「お帰りなさい、おつかれさまです」
気にかけていることを伝える

Handsome mature business leader

自分自身がマネジャーになって気がついたこと、それは上司の孤独です。部下が上司に気軽に話かけられないのと同様、上司も、部下に気軽に話しかけられないものなのです。したがって、上司との信頼関係を進展させたいなら、時には部下であるあなたから、上司の「話したいオーラ」をキャッチすることが必要です。

たとえば、役員会議を終えて席に戻るなり、上司が資料をバンと投げ出して疲れた雰囲気を出していたら、「上から何か言われたのかな」と察することができます。
そんなとき、「お帰りなさい、おつかれさまです」と声をかけ、上司が話せるきっかけを作ってください。

上司といえど人間です。弱音を吐きたいときもあるでしょう。聞かれなければ言うこともなかった情報をあなたに教えてくれるかもしれません。

07.
「ご迷惑をかけていませんか?」
調整は下手に出てスムーズに

I think we have a deal

マネジャーにとって心がけておくべきは「他部署の課長」との関係。たとえば、他部署でも同じ営業であれば、顧客や販売エリアの重複といったことは日常的に起こり得ます。業務上仕方のないことでも、ささいなことが部下間における売り上げの食い合いなどのトラブルになりかねません。

そんな事態を回避するのがこのフレーズです。日ごろから守備範囲が重なりそうな課長同士がひそかに調整しておけば、部下同士の衝突を未然に防ぐことができるのです。
ポイントは「ご迷惑をかけていませんか」と下手に出ること。先に「ご迷惑」とこちらが言うことで、先方も言いにくいことを話しやすくなります。

こうした心配りと調整こそが、プレイングマネジャーならではの重要な仕事といえます。

プレイングマネジャーの教科書 結果を出すためのビジネス・コミュニケーション58の具体策
コンテンツ提供元:田島弓子

田島弓子/Yumiko Tajima

ブラマンテ株式会社代表取締役。IT業界専門の展示会主催会社などでマーケティング・マネジャーを務めたあと、1999年マイクロソフト日本法人に転職。在籍中、個人および自身が部長を務めた営業グループでプレジデント・アワードを2回受賞。2007年にブラマンテ株式会社を設立。組織で働く人のためのキャリアやコミュニケーションについて、研修、セミナー、執筆などの活動を行っている。現在、『プレイングマネジャーの教科書』シリーズ第2弾を執筆中。

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