うまくいくコミュニケーションに必ず必要な「3つの準備」

谷本有香

経済キャスター/ジャーナリスト。証券会社、Bloomberg、日経CNBCなど金融経済番組のキャスターとして従事、日経CNBCでは初の女性経済コメンテーターに。2011年からフリーランスで活動中。英ブレア元首相やマイケル・サンデル ハーバード大学教授の独占インタビューはじめ、マレーシアのマハティール元首相やハワード・シュルツ、スターバックス会長兼CEOなど世界の1000名を超える著名人にインタビュー実績あり。テレビ朝日「サンデースクランブル」にゲストコメンテーターとして不定期出演中。

「準備⇒本番⇒フォロー」の3ステップに沿って学んでいくことで身につく、プレゼンや商談、面接で役立つコミュニケーション術「アクティブ リスニング」。
どんなことをするのか、どんなメリットがあるのかについて前回はお伝えしましたので、今回からは実践編に入ります。まずはコミュニケーションをする以前に必要な準備について。準備をきちんと行うかどうかで、本番がうまくいくかどうかが決まります。
必要な準備は全部で3つ。順番に解説していきましょう。

【準備1:目標確認】
自分の目標と
相手に提供できるメリット

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「目標確認」とは、コミュニケーションの結果、達成したい自分の目標はもちろん、相手にどんなメリットを提供できるか、どうしたら相手が喜んでくれるかを考えることです。これらが曖昧なままだとせっかく会っても会話が噛み合わなかったり、あたりさわりのない表面的なコミュニケーションで終わってしまうおそれがあります。
案外、会うこと自体が目的になっていたりすることが多いものなんです。

【準備2:情報収集】
目標に合わせて、
相手の情報を集める

準備というと、この情報収集を思い浮かべる人が多いのではないでしょうか?相手のバックグラウンドを調べたり、思考や行動のパターンを推測したりしてみましょう。同時に、自分の強みは何なのか、相手の役に立てるような材料はないかについても検討します。

また、ビジネスにおいては本番までの時間が限られるケースが多いことから、情報収集にはスケジュールを立てることが不可欠です。ネットや紙媒体、人からの情報の3つに分け、何を、いつまでに調べるか、リストに書き出すことをオススメします。

【準備3:質問づくり】
仕上げとして
質問を用意しておく

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「目標確認」と「情報収集」が終わったら、来るべき本番に備え、事前に質問を考えておきましょう。ポイントは3つ。

・相手に刺さるテーマや話題について
・ライバルとは違う切り口で
・自分の強みと関連づけて

これを満たした質問を「筋肉質な質問」と呼んでいます。相手に刺さるテーマで関心を引き付け、こちらの話にも耳を傾けてもらい、情報収集で得たことからこれまでにない切り口を用意しておけば、コミュニケーションがスムーズに進むでしょう。
もし相手と共通点をみつけたら、それを強みに質問をするといいですし、よく知った仲なのであれば、逆に異なった点を強みにして質問するのも効果的です。

これで完璧!
本番前にしておくべき準備
「14のスキル」

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「目標確認」「情報収集」「質問づくり」の3つの準備が整ったら、いよいよ本番のコミュニケーション開始です。
…が、実はこの準備、全部で14個のスキルに分解することができます。個々の詳細についてはぜひ書籍でご確認いただければと思いますが、ここではそのスキルについてざっくりご紹介しておきます。万全の態勢でコミュニケーションに望むため、参考にしてみてくださいね。

01.自分が目指す「目標」を、まずは明確にする
02.「目標」までの中間点をいくつか設定する
03.相手に提供できるメリットを、同時に考える
04.いつまでに何をどう調べるか、スケジュールを立てる
05.共通の知人に、相手と会う予定を伝える
06.相手の近くにいる人に、フォーカスする
07.自分の「目標」に必要な情報を絞って、集中的に調べる
08.ここ一番や重要な相手は、バックグラウンドまで調べる
09.相手との違いや共通点から、自分の強みを意識する
10.テーマ、切り口、強みで、「筋肉質な質問」にする
11.相手の思考パターンを想像しながら、質問を考える
12.自分のパーソナリティと関連づけて、質問をつくる
13.質問を、大まかな台本にまとめてみる
14.朝5時に質問を考える

コンテンツ提供元:谷本有香

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