元・世界2位。最強の営業マンが教える「伝わるメールの書き方」

chosha_1359964084_1 2和田裕美/Hiromi Wada外資系教育会社でのフルコミッション営業時代、絶大な営業手腕によって日本でトップ、世界142ヵ国中2位の成績を収めた女性営業のカリスマにして先駆者。短期間に昇進を重ね、女性では最年少の代理店女支社長となる。その後、当該企業の日本撤廃にともない独立。執筆活動のほか、営業・コミュニケーション・モチベーションアップのための公演、セミナーを国内外で展開している。

「あなたの文章って、何が言いたいのかわからない」なんて言われた経験ありませんか?思い当たる節のある人にオススメしたいのが、目的地までの道順を説明するように書く、マップ・ライティングです。メールを書くときに役立つ、読み手に伝わるポイント。必見です!

01.
文章の基本的な構成をおさえる

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「テーマが書いていない文章」って世の中に結構あります。もしかしたら、あなた自身、そういう文章を書いていませんか?「で、結局何が言いたいの?」と指摘される人は要注意です。そこでオススメしたいのが、マップ・ライティング。
まず、文章の基本的な構成を図にすると、このようになります。

①挨拶→②テーマ(本題/件名になるもの)→③理由(なぜ?)→④結論(だからどうしたい/だからこうです)

この中でも、特に「テーマ」は中核をなす大切なもの。にもかかわらず、「この人は何が言いたいのだろう?」と戸惑ってしまったり。相手は一生懸命に伝えようとしているのに、着地点が見えず、つい、こちらもイライラしてしまうのです。
だからこそ、文章というものは特に気をつけて、しっかり構成しておく必要があるのです。

02.
数字をふるなど、
箇条書きにして見やすく

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実は、文章をロジカルに書くのって、感情を込めるよりもすごく簡単なんです。箇条書きにすればいいだけだからです。

⇨要件が多い時の私のメールの書き方

◯◯様以下3つのことについてご相談がありますので、それぞれについてご返事をお願いします。◯月◯日までにいただけるとありがたいです。1. ◯◯◯◯◯。(1行アキ)2. ◯◯◯◯◯。(1行アキ)3.◯◯◯◯◯。(1行アキ)

このように、1行アキをつくって通し番号をふって書いてみましょう。そうしたら、相手が私に返信するときは「Re:」にして、行間にそのまま返事を入れられるから、すごく答えやすい。

言いたいことがありすぎて、何を言いたいのかわからない人というのは、この方法でそれぞれのテーマに1、2、3…と、全項目に数字をつけていけば、とてもわかりやすくなるので、伝わりやすくなりますよ。

03.
書きなぐった文章を
うっかり送らないよう注意

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「真夜中の書きなぐりメール」。これは、お酒でも入っているのか?突然、何かが降りてきたのか?全部一気に吐き出すように書きなぐったものです。それはきっと、すごい早打ちで、テンションが上がって「ガー」と書かれているので、正直何が言いたいのかはわからず、疲れる文章なだけ。これは返信にとても困ります。

私は、知り合いからこうしたメールを受け取ったことがあります。本人に会ったときに聞いたところ、「いや、あれでも言いたいことの半分だったんですよ〜」と、嬉しそうに言うではありませんか。

書き手は相手に伝わるかどうかが大事なのではなく、とにかく「聞いてほしい」「言ってすっきりしたい」だけなんだ…と理解できました。ただこれは、「性格がよくなる文章の書き方」的には絶対にやってはいけないことだと覚えておきましょう。

04.
文章が丁寧過ぎても
何が言いたいのかわからない

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「真夜中の書きなぐりメール」と対照的なのが、「丁寧な雑談メール」です。何回読んでも「テーマ」が出てこないままで、相手が何を伝えたかったのかわからない。最後まで長文を読んで「だからなんなんだ!」と叫びたくなる読後感は、あまり心地いいものではありません。

実は、このタイプのメールを書いてしまう人はすごく丁寧な人。ストーリーのどこを削っていいのかわからない。何も捨てられない。だから、とにかく丁寧に1から10まで全部書いてしまう。結果、相手にはまったく関係のないことを細かくダラダラと書いてしまうことになる。そして、受け取った人は「いちいちそんな説明いらないよ」「何が言いたいの?早く言ってよ」となってしまうのです。

05.
「ありがとうございます」
ひと言添える

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「テーマ」がハッキリ書けるようになったら、もうちょっと欲張って、「愛のひと手間」をプラスすることをオススメします。メールを受け取った人が、ほんわかしたりとか、ほっとしたり、なんとなく温かいものに包まれるような、そんなメッセージでありたいなと思うのです。

だから私は、終わりにちょっと「思い」を入れたり、文章の中に必ず「ありがとうございます」とひと言入れて、そのひと手間を楽しんでいます。

『和田裕美の性格がよくなるメールの書き方』
コンテンツ提供元:光文社

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