一流の人が実践している「時間を作り出す」5つのテクニック

昨日と同じ仕事なのにはかどらない、じっくり丁寧に作業していたら上司に注意されたなど、自分の要領の悪さにイヤになってしまう…。実は、仕事というのは定型化してしまえば、作業時間が圧縮されてムダが削減されます。できる人ほど、繰り返しの仕事を“パターン化”しているのです。

ここでは書籍『なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか(著:石田淳)』から、仕事の効率が上がるタイムマネジメントのコツを紹介します。

01.
まずは、時間のロスを認識する

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毎日必死に頑張っているのに残業が減らない、慣れた仕事をしているはずが全然効率が上がらない…って経験ありませんか?理由は、成果を上げるために、やるべき方向がはっきりしていないから。これには2つのムダをはらんでいます。
1つ目は何をどうしたらいいのかわからずに「悩む」時間。2つ目はあやまった作業を行ったがために生じた「時間のロス」。
見過ごされがちですが、あなたにも心当たりがありませんか?まずは小さなムダを改善することからはじめましょう!

02.
ルーチンワークを定型化する

営業マンが取引先を訪問する場合、その相手によって、資料の部数、手土産、選ぶ話題などに、多少違いはあるでしょう。ただ、アポの取り方や身だしなみ、自社商品の提案内容など、業務の基本的な行動については、結局、同じことの「繰り返し」です。
実は、仕事ができる人こそここを徹底してます。つまずいたり、迷ったりするムダな時間を作りません。9割のルーチンワークを「定型化」すれば、作業時間がグッと圧縮されるのです。

03.
企画書や見積書、メールの
ひながたを用意!

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仕事の「定型化」について、もっと細かく説明しましょう。たとえば、メールの処理もそのひとつ。メール1通に対して、イチから文面を考えるなんて、時間がかかるのは当然のこと。これを、「パターン化」しましょう。アポ確認のやりとり、お礼状の文面、質問への返答など、事前に「定型文」を用意しておけば、確実に数%の時間短縮になります。ちなみに、企画書や見積書、契約書など、ビジネス文書のテンプレートをネット上から見つけてくるのもアリです。

04.
苦手を見つけるために
自分の行動を分解&書き出す

行動を定型化するには、作業を「分解」すること。たとえば、取引先に訪問のアポイントを取る場合、取引先の担当者の名前と、部署の確認、相手に確認したいことについて、事前の書き出しましょう。特に、その業務が苦手な人こそ、仕事を細かく分解し、徹底的に行動に落とし込むことが有効です。

仕事の流れを分解してから再度眺めると、自分が苦手としている部分がわかってきます。

05.
デキる人の行動を観察して
自分のものにする

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作業を難なくこなし、結果を出している人の行動を観察し、その内容を細かく分解してみましょう。できる人の行動を盗み出すのです。

たとえば、ずば抜けた成績を収めているトップ営業マンを観察するとしたら、出社時間、電話での言い回し、上司への報告・連絡・相談の仕方など、その人の言動を見聞きして、細部まで書き出します。
自分の行動と比べてみることで、改善点がはっきりしてくるのです。

なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか

なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか(著:石田淳)

「どんな人が試しても、同じ結果を引き出せる」と全米の一流企業で話題になったマネジメント手法を日本人向けに改良した「行動科学マネジメント」の第一人者が、科学的かつ具体的な“時間の増やし方”を伝授。

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