仕事のムダを減らして、生産性を高める「5つのコツ」

日々仕事をしていく中で、非効率的なことや無駄なことに時間や労力を費やしている人は意外と多いと思います。
自著『面倒くさがりやのあなたがうまくいく55の法則』から、生き生きと働くために有効な手段を挙げてみました。

01.
「やらないことリスト」で
自分の行動をコントロール!

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私は仕事で「やることリスト」ではなく、「やらないことリスト」を作成しています。自分の価値観にそぐわないもの、やりたくないことを思いつくままピックアップしたものです。

たとえば、以前つくったリストには「営業・売り込み」「定時出勤」「下請け」「作業」「社内調整」「安売り」「無料相談」「締切に追われる生活」「マインドの低い人との仕事」といった項目があります。そして折に触れてこのリストを確認し、自問自答します。よくある「やりたいことを書き出すだけ」という方法は、あまり意味がありません。現実ベースのやりたいことを挙げても、小ぢんまりとした目標になりがちで、長期的な目標設定は難しくなります。

一方、やりたくないことを書き出すというのは、目に見えている問題がほとんどなので、確かな目標設定が可能です。
日々の行動は、「やりたくないこと」をベースに考えるほど、じつはうまくコントロールできるのです。

02.
精神的にも肉体的にもヘトヘト・・・
結局のところ、遅刻は損!

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遅刻すること。これはまず、相手に失礼ですし、いきなり謝罪からスタートすることになり気分的にもすぐれません。きっと交渉ごともうまくいかないでしょう。これは一人でいる場合も同じことで、飛行機や新幹線、映画の上映時間に遅れそうになると、ストレスになっていいことがひとつもありません。

つまり、早めに準備して出掛ける面倒くささよりも、遅刻することで生じる面倒くささの方が圧倒的に大きいのです。だから私は遅刻をしません。たとえ早く着きすぎて、待ち時間ができても、カバンの中に本や単語帳を携帯するなど、「スキマ時間」への準備をしておけば、そのまま自己投資の時間になります。

面倒くさいからギリギリに出発する、というのは時間の効率も悪いし、精神的にも肉体的にも疲れる行為です。相手のためだけでなく、将来の自分のために遅刻しないようにしましょう。

03.
自己流のルールを
どんどんストックしていく

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一般的にルールと呼ばれるものには、大きく2つの種類があります。まずひとつは、「明文化されたルール」。法律もそうですし、スポーツのルールなどはその典型的な例でしょう。

そしてもうひとつ、「明文化されていないルール」。たとえば、営業という仕事の中には、「商品の説明ばかりをせず、お客さんの話を聞く」とか「商談以外でも頻繁に顔を出す」とか、明文化されていないルールがあります。こうすればうまくいく、という法則のようなものです。これを知っているのといないのとでは、仕事の効率はまったく違うものになるでしょう。

ルールという言葉に反発する人は多いものですが、遠回りをしたくなければ、ひとつでも多くのルールを覚えるようにしましょう。

04.
作業は「仕組み」で
サッと片付けられる

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仕事の中には、重要な「仕事」がある反面、意外と多くの「作業」があります。そんな作業に、仕事と同じだけの労力を注ぐのは面倒くさいし効率が悪い。このとき、判断基準となるのは「それは成果につながるのか?」という問いかけです。成果につながる仕事、たとえば営業やプレゼンテーションであれば、全力を傾けて取り組みます。

一方、経費や交通費の精算といった仕事は、直接的な成果につながるでしょうか?答えはNOです。だったら、こうした作業には簡単に片付けられる「仕組み」をつくっておき、残った時間や労力を「仕事」に注ぐようにしましょう。

05.
心の中に
ロールモデルを持っておく

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苦境に立たされたとき、難しい判断に迫られたとき、役に立つのが、手本となる人(ロールモデル)の存在です。目標となり、行動規範となる人物を見つけ、常に常識にすること。こうした人物を心の中に持っておくだけで、間違った道に進む確率が少なくなります。

たとえば、あなたがイチロー選手を尊敬していて、彼を「お手本」に設定したとしましょう。仕事で問題にぶつかったときには「イチロー選手ならグチらないよな」とか「自分に課した日々のノルマを淡々とこなすだろうな」というように、冷静に考えることができます。

自分の主観で考えていると、つい自分を追い込んだり、気合いや根性に頼ったり、直感に任せたり、あるいは逃げ出したくなったりするもの。しかし、お手本となる第三者の目を通して考えると、主観に溺れることなく物事を客観的に判断できるようになります。一時的な気分や感情に流されることなく、自分のやるべきことが見えてくるのです。

面倒くさがりやのあなたがうまくいく55の法則
コンテンツ提供元:本田直之

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