優秀な社会人が絶対にしない、「無意味なミーティング」の特徴。

社会人になってから驚いたことのひとつに、「上司の会議における主体性のなさ」があります。なかには、こんな会議なら真面目に活動している学生団体の方が質が高いのでは?と思ってしまうことも。

話している人の言葉をただ右から左に聞き流して、ポケーッとしている人って結構いますよね?思ったことを発言しないどころか、思考すらしていないなんて、ただの浪費。

Inc.」で多くのビジネス記事を執筆しているJeff Hadenさんも「収益を生み出せないミーティングは単なる時間の無駄」だと言います。中でもこんな特徴を持っていたら要注意。

01.
議題が『情報共有』

会議の議題に<情報共有・振り返り・見直し・議論>の4つは必要ありません。実は、たった一つの項目でことは足りるはずなのです。

それは「商品の発売日を決める」「データベースデザインのソフトウェア開発者を選ぶ」など、具体的にチーム全体で決定するべき項目です。

賛同を得るために催すと言う人もいますが、人は価値のあるアイディアやプロジェクトに賛同するのです。私たちが何をするべきで、なぜそうすることが重要なのか。それさえ伝えることができれば、周りの支持は得られるはず。

また、共有事項は事前に伝えておくことで、会議にてより早く決断に辿り着けるので、必要なファイルやレポートは前もって参加者に渡しておきましょう。

会議を情報共有の場とするのでは、時間とお金の無駄です。

02.
どのミーティングも、
30分刻みに催されている

人は切りのいい時間から物事を開始し、終えることを好むため、ほとんどのカレンダーには30分刻み、もしくは1時間刻みに予定を入れられる機能がついていることにお気づきでしたか?

本来なら、10分あればいいところを30分〜1時間も会議に当ててしまうのです。そのような会議は、時間を持て余して終わりになっていませんか?むしろ「早めに終わった会議」なんて身に覚えがないかもしれません。

これは大きな家を買ったとき、大量にあるスペースをどうしても埋めたくなってしまう心理と似ています。

そうではなく、達成したいことに対して時間設定をし、指定時間を越えないよう尽力しましょう。何があっても、終わりの時間は変わらないのだと参加メンバーに念を押しておくこと。10分で終わるなら、10分で終わらせればいいのです。

そして10分と決めたら、「そもそも会議が必要なのかどうか」を自分に問いかけてみて下さい。

03.
出遅れても大丈夫

これはミーティングあるあるですよね。早めに入って談笑している人もいれば、いつまで経っても到着しない人も。そうして遅刻魔たちをみんなで待ちぼうけ…。

どんなことがあっても、会議は開始するべき時間に始めましょう。8時に出勤して最初の10分怠けるのがNGのように、会議の開始時間を遅らすのもNGです。

04.
その場で考えることが
普通になっている

会議とは、予め提供した情報に対して考えをまとめた状態で出席するべき場所です。

「何か発言しないといけない」「使える人間だと思われたい」そんな思いから生半可な発言をするのは、かえって逆効果。会議の目的がブレインストーミングならまだしも、そうでない場合はしっかりとアイディアを固めた上で参加するべきです。

準備が整っていないのなら、参加する必要はありません。

05.
説明責任がなされていない

決断に漕ぎ着ければ、それは「意味のある会議」と呼べるでしょう。でも、それを実行に移せなければ意味がありません。

誰が、いつ、何をするのか。この3つは絶対に曖昧にしたまま終わらせないこと。遂行する人が決まっていないと「誰かがやってくれるだろう」とあやふやな思いで、タスクが放置されてしまいます。

06.
『おさらい』がやけに長い

おさらいに必要なのは、「会議後からするべきこと」のリスト。

述べるべきことは、誰が、何を、いつまでに実行に移せるのか。それだけです。

「話し合い」をおさらいのうちに入れているのなら、まず何も決められていないことを恥じるべきですし、決断に至らない話し合いに意義を見出しているのもおかしな話です。それに、話し合いをおさらいで重要視してしまうと、参加者もそれが価値のあることだと勘違いしてしまいます。

基本的に話し合いは何の意味も持たないのだと理解すること。

07.
団結力を高めるための開催

チームワークはもちろん大事です。でも、会議とは決して結束力を深める機会ではありません。

信頼関係を育むコツは、同じ目標に向かって各々が自分に課されたタスクをこなし、みんなで一歩づつ前進していくことです。つまり結果を導くことでようやく結束が深まるのです。となると、関係性に磨きがかかるのは、結果を出す「前」ではなく「後」。

個人的に仲良くなるのと、効率的に動ける職場関係を育むことの「違い」をまず理解しましょう。いい関係性とは、会議室での話し合いからではなく、難題を一緒に解けてこそ生まれるものなのです。

Licensed material used with permission by Jeff Haden

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