ミーティングで、人の話に集中できるようになる「3つの心構え」

怒号が飛び交ったかと思ったら、水を打ったように静まり返る。そして、同じ議論が堂々巡りしている…。そんな気まずい会議を経験したこと、ありませんか？

Emma SeppalaとJennifer Stevensonは「Harvard Business Review」のなかで、そんなとき交渉を決裂させず、円滑に議論を進める方法をまとめています。なぜかミーティングがスムーズにいかない、という人はぜひお試しを。

ミーティングに臨むときは、とにかくその場に集中できる環境を作りましょう。打ち合わせをしている時間の50%は別のことを考えている、という研究もあるほど。メールや電話、メッセージなどがどんどん入ってきていたら、当然集中することは難しくなります。一旦注意が逸れてしまうと、意識を戻すにはかなりのエネルギーが必要になるのです。

まず、ラップトップは閉じてください。そしてスマートフォンは機内モードに。できればそもそもミーティングの場に持ってこないのが望ましいでしょう。電話がそこにあるというだけで、その場に集中していないという印象を与えてしまうこともあるのです。

ミーティングまで少し時間があるときは、瞑想や呼吸のコントロールでリラックスしておきます。すぐに行かなければならない場合も、電話に出たり会議室に入る前に、一度大きく深呼吸するといいでしょう。頭をリセットして、目の前のことに集中。さらに笑顔で臨めれば、言うことはありません。

相手の話をよく聞く、なんて当たり前のように聞こえるかもしれませんが、これは思うほど簡単ではありません。ただ耳を澄ませて聞くだけではなく、相手の発している情報をうまくキャッチし、そこから意図を推測しなければならないからです。

相手は特定のトピックに時間をかけていたりしませんか？急に活き活きしはじめた話題はありますか？こうした点に注意して相手を観察することで、言葉だけに捉われず、相手の考えていること、感じていることを汲むことができます。

さらに相手の振る舞いを注意深く見ていれば、自分の振る舞いが相手に与える影響についても理解が深まるでしょう。自分の意図を言葉以外のさまざまな方法でも的確に伝えられるようになれば、ミーティングはよりスムーズなものになります。

コミュニケーションとは、異なる意見を交換することでもあります。ときにはそれが反対意見であることもあるでしょう。心をオープンにしていなければ、お互いが同じ前提に立って有効な意見を交換することは困難になってしまいます。

相手がまだ話しているうちに、反論を頭の中で考えていませんか？「そうだね」と言ったあと、すぐに「でも」と続けてしまっていませんか？あるいはそもそも相手が話し終える前に話し始めてしまっていませんか？

他の視点を受け入れる「オープンな気持ち」でミーティングに臨みましょう。もしその場でどうしたらいいのかわからなくなったときは、「そんな風に考えたことはなかった。少し考える時間をくれませんか？」と言えばいいのです。自分の言ったことに対して時間をかけて考えてくれる人に、悪い印象を抱くことはありません。

相手の話を受け入れることは、単にミーティングをより良いものにするだけでなく、お互いの信頼関係を強化します。信頼関係が強まれば強まるほど、無用な気をつかわなくてよくなり、コミュニケーションはうまくいくものです。