【プレゼンする人必読】いつの間にかOfficeはこんなに進化していた

2016/11/04

TABI LABO編集部

Sponsored by 日本マイクロソフト株式会社

優秀なビジネスマンほど避けて通れないもの、それが「企画書」。新たな価値を創造するチャンスであると同時に、どうにもつまづきやすいのもまた宿命。

今回はそんな企画書作成の「あるある」をまとめてみました。長年企画書と格闘してきたあなたなら、共感すること間違いなし！？

01.「最後がっちゃんこする人」にかかるプレッシャーがハンパじゃない

プレゼンに向けて企画書作成も追い込み！　そんなとき、これまでチームで作ってきた全てをまとめる人にかかるプレッシャーは尋常じゃない。チームメンバーがひと段落している中、ひとりで最後まで仕上げなくてはならないのだから。そんな中、刻一刻とプレゼンの時間は迫ってきて…

【解決方法】

最新版Officeなら、そんな問題も一気に解決。OneDriveにファイルを保存しておくことによって、共同編集ができるようになるんです。最後までチームで取り組んで、完成度アップ！

別々に作業を進めていると、あっちこっちで更新されたファイルがビュンビュン飛び交う。結局どれが一番新しいのかわからなくなった結果、古い方をベースにしちゃって作業のやり直し…なんて悲劇も。

【解決方法】

ここでも役立つのがOneDriveでのファイル共有。ひとつのファイルをみんなで編集するため、いちいちメールしたりする必要もありませんし、混乱とも無縁！

どうしても確認しないといけない部分が急遽発生！なんとか電話でチームメンバーに連絡はついたものの、該当箇所が伝わらず。「ここの部分なんだけど」「ここってどこ！？」「いや右上の…」「右上のどこ！？」こんな不毛な会話、経験ありません？

【解決方法】

まずはSkypeでその場で通話。そして画面共有しながら共同編集すれば、悩むことなくスムーズに作業が進みます。まさに百聞は一見に如かず、一目瞭然というやつですね。

企画書を書くには綿密なリサーチが欠かせないもの。インターネットで調べながら書いていたら、PCに負荷がかかって激遅に。作業は進まないし、万が一アプリケーションがクラッシュしてしまったらと思うと気が気じゃない。

【解決方法】

最新版Officeは、スマート検索機能を搭載。ブラウザをわざわざ立ち上げなくても、単語をを確認したり検索することができるんです。正確さは企画書の基本。あたかも最初から全て知っていたかのように、スマートにキメましょう。ただし、コピペは厳禁です！

締め切りが迫っているのに、どんな構成にするかどころか、どんな内容にするかもまだ決まっていない。リサーチしているつもりが、気がつけばネットサーフィンに夢中。失ったのは時間、得たものは、まだ何もない。

【解決方法】

最新版Wordには、リサーチ機能が搭載されています。企画の構成や内容を簡単に検索、引用することができるスグレモノ。Wordから離れずにリサーチできるので、集中を乱すことなく作業できます。

なんとかできた！締切に間に合いそう！でも書いてあること、別に新しくない。見た目もなんだかパッとしない。企画書を作ることが目的じゃなくて、魅力的な企画をアピールするために企画書ってあるんだったよな…。そんな大事なことを思い出すのが大抵締め切りの直前なの、なんでなんでしょう。

【解決方法】

最新版 Power Pointなら、美しいデザインテンプレートが大充実。中身を変えないままデザインだけを変えることができるので、最後の最後にせめて見た目だけでもグレードアップすることができちゃいます。

データの可視化は、企画書を含めたあらゆるプレゼンテーションの基本のキ。美しいグラフで客観的にメリットを伝えるぜ！と意気込んだところまではよかったものの、資料の数字を手で入力とか地道すぎるでしょ。結局時間切れ、グラフも中途半端、企画書もボロボロ。

【解決方法】

最新版Excelなら、資料の数字テキストをコピー&ペーストするだけで、パッとグラフが作れちゃうんです。面倒くさい手入力とはおさらばして、もっと創造的で生産的なことに時間を使いましょう。

大事な企画書、最後の最後まで手直ししたいけど、そんなときに限って急な出張が。泊りがけで荷物も多いし、PC持っていくのも重いし大きいしなかなか手間。スマホでできたら便利なんだけどな…

【解決方法】

Office 365 Soloなら、最大2台のWindows PCもしくはMac＋2台のタブレット＋2台のスマートフォンにOfficeをインストール可能。OneDriveと組み合わせれば、いつでもどこでも企画書の作成・編集が可能に！