デジタルにも弱点が?「紙」を使うメリット

気がつけば、オフィスからすっかり「紙」が消えました。

通常業務のほとんどがPCで完結。メモでさえ、ノートを使う機会は減少しています。会議でのペーパーレス化なんてことも、多くの企業で進められているとか。

でも、こんなことってありませんか?

デジタルって、なんだか情報が
頭に入ってこない気がする……

©2018 TABI LABO

何ページにもわたって続く契約書。要点がまとめられたパワーポイント。ネットに掲載されている記事や論文など。

しっかりと頭に情報をインプットしたいのに、なんだか入ってきづらい……。

一方、紙にまとめられた情報だと、内容がスッと理解できるような気がしませんか?

見出しなど大枠の理解度はそれほど変わらないと思いますが、隅々までとなると話は別。紙のほうが読み込みやすいと感じる人は、決して少なくないはずです。

「デジタル」と「紙」
それぞれのメリットで使い分ける

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だからといって、何でもかんでも紙で管理してしまうのは現実的ではありません。デジタルが優れているところはそのままに、両者の「最適なバランス」をとることが重要なのです。

ひとつの考え方として、あなただけではなくチーム全体で共有すべき情報であれば、紙がベターなケースも多いでしょう。

たとえば、こんな使い方。

個々人の発想を集約した「アイデアブック」が
より洗練された企画を生み出す

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個々人のアイデアが書かれた紙を一冊にまとめて、チームの「アイデアブック」を作るという活用法。

たしかにPCは、検索性には優れています。しかし、一覧性がなく、複数のデータを流し読みするには適していません。

行き詰まってしまったときに「アイデアブック」をめくれば、自分とは違う他のメンバーの視点に想像力を掻き立てられるはずです。メンバーそれぞれがそうしてヒントを得ることで、最終的には、チームとしてブラッシュアップされた企画が生まれることに!

好評だった過去の提案書に
ヒントを見出す

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また、クリヤーブックに過去の提案書を業界ごとにまとめ、誰もがいつでもアクセスできる状態にしておけば、「あのときの見せ方が好評だったから参考にしたい」というときに役立ちます。

これもPCだと、複数のデータを一つひとつ開けるのが面倒でストレスフル。しかし、一覧性のあるクリヤーブックなら、パラパラとめくりながら確認できるので捗ります。

ポケットを追加できる替紙式なら、提案書の増加にも対応できるので便利!

書類の量に合わせて背幅が変わる!
クリヤーブックの新定番

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さて、数あるクリヤーブックの中でも、コクヨから新たに発売された「NEOS(ネオス)」は新定番になりそうな予感。書類の量によって背幅を変えることができるので、少ないときはスリムに、増えてもかさばらずにキレイに収容が可能です。

スマートなフォルムを維持できるのって、実はすごく重要なポイント。膨れて変形してしまったら、うまくデスクに立てられなくなります。そうすると、紙の整理そのものが雑になったり、クリヤーブックを元の場所に戻さず行方がわからなくなったり、という事態にもつながりかねません。キレイに整頓されたクリヤーブックは、キレイに元の場所へ戻したくなるものですから。

あなたのチームでも、上手く「紙」を取り入れて情報を管理し、生産性を高めてはどうでしょうか?

コクヨ<NEOS>シリーズ 公式HPはコチラ

コクヨ<KaTaSu>クリヤーホルダーファイルを使った 【営業職必見】仕事の効率をあげる記事はコチラ

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