一流の人が実践している「時間を作り出す」5つのテクニック

昨日と同じ仕事なのにはかどらない、じっくり丁寧に作業していたら上司に注意されたなど、自分の要領の悪さにイヤになってしまう…。実は、仕事というのは定型化してしまえば、作業時間が圧縮されてムダが削減されます。できる人ほど、繰り返しの仕事を“パターン化”しているのです。

ここでは書籍『なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか（著：石田淳）』から、仕事の効率が上がるタイムマネジメントのコツを紹介します。

01.
まずは、時間のロスを認識する

毎日必死に頑張っているのに残業が減らない、慣れた仕事をしているはずが全然効率が上がらない…って経験ありませんか？理由は、成果を上げるために、やるべき方向がはっきりしていないから。これには2つのムダをはらんでいます。
1つ目は何をどうしたらいいのかわからずに「悩む」時間。2つ目はあやまった作業を行ったがために生じた「時間のロス」。
見過ごされがちですが、あなたにも心当たりがありませんか？まずは小さなムダを改善することからはじめましょう！

02.
ルーチンワークを定型化する

営業マンが取引先を訪問する場合、その相手によって、資料の部数、手土産、選ぶ話題などに、多少違いはあるでしょう。ただ、アポの取り方や身だしなみ、自社商品の提案内容など、業務の基本的な行動については、結局、同じことの「繰り返し」です。
実は、仕事ができる人こそここを徹底してます。つまずいたり、迷ったりするムダな時間を作りません。9割のルーチンワークを「定型化」すれば、作業時間がグッと圧縮されるのです。

03.
企画書や見積書、メールの
ひながたを用意！

仕事の「定型化」について、もっと細かく説明しましょう。たとえば、メールの処理もそのひとつ。メール1通に対して、イチから文面を考えるなんて、時間がかかるのは当然のこと。これを、「パターン化」しましょう。アポ確認のやりとり、お礼状の文面、質問への返答など、事前に「定型文」を用意しておけば、確実に数％の時間短縮になります。ちなみに、企画書や見積書、契約書など、ビジネス文書のテンプレートをネット上から見つけてくるのもアリです。

04.
苦手を見つけるために
自分の行動を分解&書き出す

行動を定型化するには、作業を「分解」すること。たとえば、取引先に訪問のアポイントを取る場合、取引先の担当者の名前と、部署の確認、相手に確認したいことについて、事前の書き出しましょう。特に、その業務が苦手な人こそ、仕事を細かく分解し、徹底的に行動に落とし込むことが有効です。

仕事の流れを分解してから再度眺めると、自分が苦手としている部分がわかってきます。

05.
デキる人の行動を観察して
自分のものにする

作業を難なくこなし、結果を出している人の行動を観察し、その内容を細かく分解してみましょう。できる人の行動を盗み出すのです。

たとえば、ずば抜けた成績を収めているトップ営業マンを観察するとしたら、出社時間、電話での言い回し、上司への報告・連絡・相談の仕方など、その人の言動を見聞きして、細部まで書き出します。
自分の行動と比べてみることで、改善点がはっきりしてくるのです。

『なぜ一流は「その時間」を作り出せるのか』