部下とのコミュニケーションが苦手な人が、今すぐ始めるべき「6つの習慣」

コミュニケーションは「やるといい」ものではなく、「やるべき仕事」のひとつです。いかに漏れなく、効果的に、能率的に行うかを考える必要があります。

そして、それは業務として取り込むことでスムーズに進めることができます。自著『プレイングマネジャーの教科書　結果を出すためのビジネス・コミュニケーション58の具体策』から、その具体的な方法をお教えします。

01.
部下に渡した業務の進捗確認を
TODOリストに書き込む

TODOリストを作成して、その中にコミュニケーションをタスクとして組み込んでしまいましょう。

「Aさんの業務の進捗確認」「10階徘徊。営業二課のBさんに声かけ」「パフォーマンスが落ちているCくんを夕方つかまえる」こうしたことを、業務のひとつとしてTODOリストに組み込むのです。こうすることで自然とコミュニケーションが日々の業務に取り入れられ、チームとして成果をあげるために役立ちます。

また、部下のみならず、多くの人間と関わるプレイングマネジャーの仕事において、コミュニケーションをタスクとして活用することは、人間関係マネジメントのツールとしても大いに役に立ちます。

02.
毎日30分
「部下のための時間」を作る

プレイングマネジャーにとって毎日欠かせないアポは、部下のための30分です。

「毎日17時半から18時は部下のための時間」と決めたら、その時間はほかのスケジュールは入れない。こうした習慣が、コミュニケーションにおいては大きなポイント。

「スキマ時間ができたら、Aくんの話を聞いてみよう」この程度の意識ではAくんの話を聞くことは不可能です。しかし、部下との時間をあらかじめ仕組み化しておけば、その時間は100%集中して部下に向かうことができます。
部下にもその時間を知らせておけば、彼らも自然とその時間にマネジャーのデスクに来る習慣が身に付くので、仕組み化の相乗効果を生みだすこともできます。

03.
手帳に書き込むのは、部下への
「デッドライン、リマインド、ねぎらい」

部下のデッドラインの管理も、プレイングマネジャーの重要な仕事のひとつです。
部下の提出が遅れることであなたの報告書が期日までに間に合わなかったとしても、「悪いのは部下をマネジメントできなかった上司」となります。

したがって締切日の設定は非常に重要です。私の場合、本当のデッドラインの日より2、3日早い期日でデッドラインを伝えておきます。そして本当のデッドラインとともに「部下に課したデッドライン」も自分の手帳に書いておきましょう。

そうすれば、期日の3日前くらいに「あの件、順調？」といった「部下へのリマインド」のコミュニケーションをタスク化することができます。
さらには、期日どおりに提出した部下への「ねぎらい」の予定も書き込んでおきます。部下にとって上司からのねぎらいは何よりもの達成感やモチベーション。「ありがとう」「おつかれさま」といったシンプルなねぎらいをタイムリーにできることが、効果的です。

04.
スケジュールや情報を
「見える化」する

コミュニケーションのファーストステップは「相手の状況を知ること」。あなたの予定を公開することで、部下があなたにコミュニケーションするタイミングをはかることができます。スケジュールがパンパンに埋まっていれば、上司の多忙を悟って相談を翌日に持ち越してくれるといったことも期待できます。

また、予算会議や経営会議などの予定も公開しておけば、自然と部下がそれを目にするようになるので、「今、会社で何が起こっているのか」を知る有益な情報源になりますし、会社を俯瞰で見る意識も高まります。

05.
話しかけないでオーラは
絶対に出さない

上司たるもの、どんなに忙しくても「話しかけないでオーラ」を出してはいけません。

部下が話しかけてきた瞬間は相手の目を見て「どうした？」と100%で受け止めることを仕組み化してください。どんなに忙しくても5秒もかかりません。

これを怠ると部下は「上司は忙しくて自分の話を聞いてくれない」と声をかけることができなくなり、上司と部下とのコミュニケーション不全という不幸な結末を引き起こします。

自分がどんなに忙しくとも、部下はあなたからのアドバイスを求めています。自分は上司であるという自覚を決して忘れないようにしてください。

06.
スキマ時間の
コミュニケーションこそ大切に

スキマ時間を活用したコミュニケーションを仕組み化しましょう。すると、場所や時間を無駄にすることなく、コミュニケーションの機会として活かすことができます。

①コーヒーメーカー前 ボタンを押し、飲み物が注がれる30秒の間、人は何もしていません。「とくに改まって話題があるわけではないが、今後のために接点を持っておきたい」という相手に対し、この30秒の何気ない会話が、後々コミュニケーションしやすい土壌を作ってくれます。②エレベーター席では緊張しがちな上司でも、朝のエレベーター内ならリラックスした態度だったりします。軽く仕事の進捗など報告しておきましょう。③廊下フロアが分かれているだけでもコミュニケーション量は激減します。プレイングマネジャーたるもの、用がなくても他部署のフロアをうろつくことも有効です。そうすれば、ばったり会った他部署の関係者にプロジェクトの進捗などを聞き出すことができます。④ランチ時間に限りがあるランチは「特に話はないけれど、話しやすい関係を作りたい」というときに有効です。プレイングマネジャーであれば、部下を誘うだけでなく上司にも声をかけるなどして、若手と自分の上司との関係構築にもおおいに活用してください。

『プレイングマネジャーの教科書　結果を出すためのビジネス・コミュニケーション58の具体策』
コンテンツ提供元：田島弓子