忘年会の前に幹事がやるべき10のこと

会社やサークルの忘年会では、普通の飲み会とは違って一年の締めくくりとして大事な会となります。みんなが楽しめて素晴らしい会にできるように、幹事が注意すべき点や事前に準備しておきたいことについて紹介していきます。

失敗しないお店選びと
開催日決定について

01.
上司が喜ぶお店を選ぶ

会社の忘年会ならば、上司が喜ぶことを第一に考えるとよいでしょう。毎年恒例になっているお店があるのならば決まっているのかもしれませんが、先輩や上司に一応聞いてみるとよいでしょう。もし、新たに店を探す場合は、上司の好みに合わせたお店を選ぶのが賢明です。

02.
新しい場所は下見する

大人数の場合はそれに対応できる広さかどうか、お店の雰囲気など、実際一度足を運んで見ておくとよいでしょう。また余興を行う場合は、そのスペースがあるか、映像や音楽を使用する場合はその設備は問題ないか、他の客に迷惑がかからないようにしてできるかなどを確認しておく必要があります。

03.
開催日のアンケートをとる

年末の時期はみんな忙しいもの。いくつか開催の候補日を出して、参加可否のアンケートをとるのもおすすめです。参加者の顔ぶれや人数によって調整を行い、できるだけ早めに開催日を決めるようにしましょう。

04.
お店の予約を早めにとる

まずはとにかく早く動き出すことが大切。忘年会シーズンはどの店も予約がいっぱいになりやすく、動き出しが遅ければ、行きたかったお店も難しいと断られることも。大人数ならなおさらです。

05.
参加者に忘年会の詳細を告知する

お店が決まれば、参加者に日程、場所、参加費など、忘年会の詳細を告知しましょう。また、キャンセル費用がかかる場合は、しっかりと事前告知しておくことで、当日のドタバタや後々の面倒事を回避できるようになります。

忘年会が盛り上がるための
内容について

06.
余興は万全にする

余興をする人にはあらかじめ依頼しておきましょう。全部知らされるとおもしろくない部分もありますが、だいたいは何をするか把握しておいたが良いです。

持ち時間やステージの状況は、パフォーマンスをする人にしっかり伝えておきましょう。また映像や音声を使う場合は、当日不具合があると興ざめしてしまうので、きちんと出力できるかどうか事前に確認しておくべきです。

07.
ゲームや催仕事の企画を決める

ゲームをやると、忘年会は盛り上がります。どういったゲームが良いか、身近な人と相談して決めるとよいでしょう。

例を出すと、仲間内で盛り上がるのが、事前アンケートをとった集計クイズ。「一番かっこいいのは誰？」とか「一番○○しそうな人は？」など、お題に沿って誰が選ぶのかを予想する企画は人気があります。

忘年会当日に
うまく進行するために

08.
タイムスケジュールを
万全にする

忘年会当日にうまく進行できるかは、場の緊張感を下げないためにも重要です。特に余興は準備が必要になることがあるため、事前にだいたいの余興開始時間をパフォーマンスする人に伝えておくようにしましょう。

09.
役割を明確にする

一つで役割を背負い過ぎると大変で、大事なことを見逃してしまうことがあるので、うまく役割分担をしましょう。基本的には幹事はあまり当日の進行にはかかわらず、とりまとめ役になることが望ましいです。

10.
挨拶の準備を万全にする

一年の締めくくりとして重要な最後の締めのあいさつ。事前に誰にお願いするかを決めて、話を通しておきましょう。また、最後グダグダにならないように、時間をしっかり決めて話してもらうように心がけることが大事です。

忘年会では、大人数が参加することになるので、幹事としてとりまとめるのは大変でしょう。今回紹介したように、お店選びから始まり当日の進行についての管理までしっかり準備しておくことで、会が成功することを願っています。