「仕事以外」Microsoft 365 の活用術 6 選

Microsoft Office が、Microsoft 365 へ。

Word や Excel といった Office アプリに加えて、クラウド ストレージサービスの OneDrive や AI アシスタント Copilot などの機能も連携することで、Microsoft 365 は、より日常的に使うサービスへと広がってきました。

それによって、仕事のやり方やコミュニケーションが変わってきたことは、この記事でも紹介した通りです。

今、その変化はプライベートにも広がり始めています。

例えば、こんなふうに …。

OneNote は、画像、リンク、文章、PDF、手書きメモなど、気になった情報を自由に保存していけるノートアプリ。

例えば、スマホで撮った写真を貼る。SNS で見つけたスクリーンショットを残しておく。あとで読み返したい記事をコピペする。友達から送られてきたリンクを保存する。思いついたことを、そのままメモする。PNG や JPEG など、形式の違うデータを画像のまま自由に置いていけるのも便利です。

しかも、最初からきっちり整理する必要はありません。OneNote は、“あとで整理する前提”で、気軽に情報を集めていけるツール。フォルダ管理のように構造を考えながら保存しなくても、とりあえず置いておくという使い方ができます。

そんな OneNote の活用方法として相性がいいのが、旅行の計画です。

「このホテル、なんかよさそう」「この喫茶店、行ってみたい」「この景色、実際に見てみたい」。旅行って、行き先を決めるより前に、普段の情報収集や思いつきからスタートすることが多いですよね。SNS で見つけた写真、あとで見返したい記事、友達に教えてもらったリンク。そうした旅行のヒントって、日常の中に意外とたくさんあるものです。

そのまま保存やメモをして、結局どこに保存したかわからなくなることも多いですが、OneNote に気になったものを集めておくと、旅行の情報が少しずつ、つながっていきます。

画像、地図、リンク、メモをひとつの場所にまとめながら、「このエリアよさそう」「このホテル、雰囲気合いそう」と、旅行の輪郭を整理していける。計画というより、“旅行の気分”を集めていくという感じですね。

「いつか行きたい！」を残しておくだけで、次の旅行の計画が充実してくるはずです。

Microsoft 365 では、1TB のクラウドストレージを利用できます。OneDrive 内にスマホで撮った写真も大量に保存できるので、とりあえず残しておくのにぴったり。

これだけでも十分便利なのですが、問題は、その大量の写真データを“あとからどう探すか ？”です。

フォルダ整理をきっちりするのが正解ではあるのですが …。実際には仕事のデータならまだしも、日常で何気なく撮りためている写真まで整理し続けるのは、なかなか大変です。

そんな時に便利なのが、OneDrive の検索機能。

例えば、「海」「犬」「桜」など、写真に写っているものから検索することができます。「ファイル名を覚えていないと探せない」のではなく、“なんとなくの記憶”から探せるわけです。もちろん、検索のためにタグ付けをしておく必要もありません。

整理整頓を前提にしない、思い出し方に寄り添ってくれる検索機能。これ、Microsoft 365 を使っている人のなかにも、知らなかった人がいるのでは？

「Excel、便利なのはわかるけれど使いこなすのが難しい」。

そんな印象を持ったまま、なんとなく避けてきた人も多いと思います。

特にハードルになりやすいのが関数です。SUM、IF、VLOOKUP …。その名前だけでも苦手意識を持つのに十分です。調べながら触ってみても、結局よくわからないまま閉じてしまった経験がある人も多いのではないでしょうか。

でも実際には、「サブスクごとの月額をまとめたい」「引っ越し候補の条件を比較したい」「旅行の日程ごとに予算を整理したい」などなど。日常生活においても Excel はかなり便利です。

そんな時に役立つのが、Excel に搭載された Copilot。

例えば、「この表の合計を出したい」「月ごとの支出をグラフにしたい」「交通費だけまとめたい」など、やりたいことを相談しながら、表の整理や関数の提案を受けることができます。

Copilot がある現在、Excel は“勉強してから使うソフト”ではなく、“とりあえず触ってみる”で使えるソフトになっているのです。

仕事のプレゼン資料を作るソフトというイメージが強い PowerPoint。実は、「これ、なんか楽しそう！」を作るのにも向いています。

例えば、PTA のイベント案内、友達に送る「はしご酒マップ」、推し活の遠征しおり、フェス当日のタイムテーブル。ただ情報を並べるだけではなく、写真や順番、見せ方を少し工夫するだけで、「行ってみたい！」「参加したい！」という気持ちまで伝わりやすくなるものです。

とはいえ、「レイアウト難しそう」「デザイン苦手だし … 」と感じる人も多い。

ここでも、Copilot に相談すればOK。

「旅行のしおりっぽくしたい」「写真をメインにまとめたい」「イベント感を出したい」など、やりたい雰囲気を伝えながら、構成やレイアウトの提案を受けることができます。

仕事の資料だけじゃない。PowerPoint を使うことで、プライベートの情報共有も、ちょっとワクワクする体験に変えることができますよ。

05
メールの未返信を
Outlook でゼロへ ！

Copilot の利便性は、毎日のメール返信でも実感できます。

予定調整、少し久しぶりの相手への返信など、ちゃんと返したいと思えば思うほど、時間も気も使うものです。しかも、「あとで返そう」と思ったまま時間が経ってしまうと、今度は「なんて返そう」に変わっていく。どんどん返信するハードルが上がり、返信しないままになってしまうことも …。

Outlook に搭載された Copilot は、そんなメール返信の流れを止めません。

別の AI サービスを立ち上げたり、ブラウザを行き来したりする必要はありません。文章を考える → 返信するまでを Outlook の中で完結できる。“AI を使う”というより、“いつものソフトに AI がいる”というのが Microsoft 365 の強みです。

「あとで返そう …」がなくなり、メールの未返信ゼロを目指せますよ！

休日のカフェ、たまたま見つけた夕焼け、友達とのご飯。

なんとな〜く写真は撮ったけれど、「これ、なんて投稿しよう … 」と迷って、そのままカメラロールに残ってしまうことって意外と多いです。

あるいは、写真じゃなくても、「この出来事、SNS で共有したいな」「このニュースについて意見を投稿したいな」と思っても、うまく言葉にできず、そのまま流れていってしまうこともあります。

気の利いた言葉を添えたいけれど、頑張りすぎるのも違う。短すぎると味気ないし、長すぎると少し重たい。そう、SNS 投稿における文章って、意外と言葉選びに迷うものです。

そんな時にも Word で AI アシスタント Copilot にサポートしてもらえば解決します。

例えば、「友達に話す感じで」「少しエッセイっぽく」「ラフだけどセンスよく」など、投稿したい言葉の雰囲気を Copilot に相談すると、文章のたたき台を提案してくれます。

思いついたことを、自分らしい言葉に少し整えてくれるだけで、「投稿したいけれど、うまく言葉にできない」が減っていくわけです。

写真を整理する、旅行計画をまとめる、（ちょっと気の重い）メール返信の文章を考えてくれる――そんな日常の小さな場面でも、Microsoft 365 は活躍します。

しかも「新しいことを覚えないと使えない」のではなく、Word や Excel といったこれまでも多くの人が使ってきた Office アプリの延長線上で使えるのも大きなポイントです。

“仕事で使うもの”というイメージを持っていた人ほど、プライベートで触れてみると、意外なその利便性に気づくかもしれません。

永続版の Office を使っている人も、Microsoft 365 を検討してみてはいかがでしょうか。また PC の購入を考えているなら、「Microsoft 365 Personal（24 か月）」があらかじめ搭載されたモデルもあります。詳しくは下記ボタンから！