超がつくほど効率的に動ける人の５つのルーティン

手に負えないほどの作業量に追われていると、どれだけ熱を持っている仕事だとしても余裕を失ってしまうもの。そんなときは無駄を減らし、最優先のものを先に片付けていくことが、仕事の効率性アップにつながるという。

ここでは、知っておきたい「効率的に動ける5つのヒント」を、成功者たちの言葉と合わせて、「Inc.」のElle Kaplanさんの記事より紹介したいと思います。

ビル・ゲイツはこう言います。

「僕は、難しい業務は怠け者に振る。彼らはどんな作業も『簡単にやる方法』を導こうとするからね」

仕事において「怠け者」とはあまりいい印象をもたらしませんが、「早く終わらせたい」という気持ちが力に変わることもあります。A地点からB地点まで最も効率的に、かつ早くたどり着くためには？ 本来、誰もがこのような人材を求めるべきです。

時間削減のためにも、与えられた作業をオートメーション化できるかどうか、まずその可能性を探ります。ですが、これもマネージャーによっては「怠けている」と判断することも。

しかし、何もチームが昼寝できるように、もしくは適当な結果を残してもいいように、このような試みを行うわけではありません。言うなればタスクを最小限に抑え、より効率的に1日を送るための環境づくりなのです。全力で仕事をさばくのも立派かもしれませんが、最小限の時間でタスクを片付けられることも誇りに思うべきこと。

何もフランス人のようにカエルを食べろ、とは言いません。（じつは美味しいんですが、その話はまた今度）。ここではマーク・トウェインの言葉を記します。

「朝起きて、何よりも先にカエルを食べてしまえば、あとに嫌なことが残らないだろう」

効率アップのエキスパートであるBrian Tracyも、こう言います。

「1日の中で最も業務量が多く、重大で、先延ばしにしてしまいそうなタスクを『カエル』と呼びます。あまり考えず、とりあえず最初に終わらせてしまうことがオススメです」 

ダラダラと作業を放置することがなくなり、燃料が満タンのうちに取り組めるところが利点。1日も後半に差し掛かると、どれだけ活発的な人でも精神的に疲れを感じ始めるもの。

それまでに大変な作業さえ終えていれば、ほっと一息つけるはず。

Jack Dorsey氏は、毎日テーマを掲げてタスクに取り組んでいるとか。

「もちろんテーマ外の業務に遮られることもある。そうしたら素早く片付けて、『今日は火曜日』と思い直せばいいんだ。火曜日は商品ミーティングの日。つまり商品だけに専念する日。毎日をテーマで区切ると、会社全体が同じリズムで動いてくれる」

1日を「まるまる1つのテーマに絞る」とまではいかなくても、時間で業務を区切る彼のメソッドは導入するだけで効率性は上がるはず。

たとえば朝はマネジメント、夕方は商品開発…そうすると一定の時間でひとつのことに専念でき、集中力も上がり、類似タスクをスムーズにこなせるようになります。

仕事上、つねにコミュニケーションをとることが「よし」とされていますが、思うほど効率的ではないのかもしれません。

Microsoftがこのことを分析したところ、メールや電話などのコミュニケーションで仕事を中断してしまうと、元の作業に戻るまで平均で15分もかかることが判明したそう。

すぐに対応せざるを得ないメールでない限り、まとめて返す時間を設けましょう。私もクライアントとはしっかりコミュニケーションをとりたいほうなので受信箱を無視することはできませんが、重要なものを洗い出し、優先順位をつけながら対応していくことで時間を削減しています。

つまり、気が散らないためにできることはいくらだってあるということ。あとは、ほかのスタッフにメールを管理してもらうのもひとつの手。

これは、Mark Cuban氏の言葉。

「報酬が出ない限り、会議には参加するな」

私も10年間ほど、平均1時間に及ぶ会議にいくつも参加してきましたが、彼の言葉には心から賛成です。様々な意見をもらえる場であることには違いありませんが、ほとんどの会議は犠牲にする時間とお金に対し、得るものが比例しない傾向にあります。

Bain and Companyの調査によると、CEOは1週間に平均で1日分「意味のない会議」に時間を割いているという結果に…。

それでも会議を設けたい場合は、なるべく短く、的を射た話し合いができるよう心掛けること。私はどんなときでも20分以内に収めるようにしています。それでないと気が散ってしまうということは、あなたも経験上知っていることでしょう。

また、思い立ったことをあれこれ発言するのではなく、要点を1つや2つに絞っておくことも、時間短縮のコツです。